제주대학교가 전국 36개 국공립대학이 공동으로 사용하는 ‘국립대학자원관리시스템’(코러스, KORUS)을 더욱 편리하게 사용할 수 있도록 하는 ‘코러스 AI 주무관’ 프로그램을 개발, 도입해 주목된다.
제주대학교(총장 양덕순)는 코러스에 인공지능(AI) 기능을 더한 ‘코러스 AI 주무관’ 프로그램을 자체 개발해 교내 시범 오픈했다고 28일 밝혔다.
코러스 시스템은 전자문서, 인사·급여, 재정·회계 등의 행정업무를 지원하는 시스템으로, 전국 5만여 명의 국공립대학 교직원이 사용하고 있다.
여러 대학이 하나의 시스템을 공동으로 사용하는 구조여서 안정적인 운영이 가능하지만, 개별 대학의 개선 요구를 신속하게 반영하기는 어려웠다. 또 오래전 구축된 시스템인 만큼 최신 사용자 경험(UX)·사용자 인터페이스(UI) 디자인 유행을 반영하거나 AI 기능을 구현하는 데에도 한계가 있었다.
이에 제주대는 시스템 자체를 바꾸는 대신 이용자 화면에 기능을 더하는 방식을 택해 AI 주무관 프로그램을 개발했다. 별도 사업비 없이 행정 직원이 업무와 병행하며 필요한 기능을 하나씩 구현했다.
해당 프로그램의 가장 눈에 띄는 기능은 전자문서 결재창에 적용된 AI 기능이다. 문서를 열어 둔 상태에서 본문 요약, 맞춤법 점검, 문서 교정, 회신 초안 작성 등을 바로 실행할 수 있다. 접수함에서는 접수된 문서의 긴급도를 ‘높음·보통·낮음’으로 자동 분류해 업무 담당자가 처리할 문서를 쉽게 파악할 수 있도록 하며 영어와 중국어 번역 기능도 지원한다.
또 프로그램은 업무 분야별 AI 챗봇 3종도 함께 제공한다. 포털·업무관리, 인사·급여, 재정·회계 분야별 챗봇이 각각 해당 업무의 매뉴얼과 관련 법령을 근거로 답변한다. 이를 통해 담당자가 매뉴얼을 직접 검색하거나 관련 업무 담당자에게 전화로 문의하던 과정을 줄일 수 있다.
업무 처리 방식과 사용자 편의성을 개선하는 기능도 담았다. 처리할 업무를 모아 보여 주는 홈 화면, 기존 처리 중인 작업화면을 유지할 수 있는 탭 기능, 문서마다 해야 할 일을 기록하는 코멘트 기능, 개인별 할 일 관리 및 문서 편철 기능 등이 대표적이다. 이 밖에도 결재창 크기 기억, 결재선 자동 표시 등 작지만 업무 과정에서 체감할 수 있는 개선 기능도 포함됐다.
특히 제주대는 설계 단계부터 보안을 고려했다. AI 챗봇에 사용되는 매뉴얼에서는 민감정보를 제거했으며 공문서의 번역은 원문 자료를 외부로 보내지 않고 PC 자체에서 수행하도록 했다. AI 기능에 활용되는 생성형 AI 역시 OpenAI 등 외부 기업의 서비스를 이용하는 대신, 자체 보유한 그래픽처리장치(GPU) 서버의 대규모언어모델(LLM)을 통해 처리한다.
앞서 제주대는 지난 27일 학내 구축 결과 보고회와 시연회를 열어 전 직원에게 개발 성과와 주요 기능을 소개했다.
제주대는 시범운영 기간에 접수된 의견을 반영해 기능을 개선하고, 향후 코러스를 사용하는 전국 36개 대학으로 확대하는 방안을 검토할 계획이다. <헤드라인제주>
